Strategische Personalplanung mit Plan: Orientierung in Zeiten von Demografie und Digitalisierung

Wie können Organisationen ihren Personal- und Kompetenzbedarf vorausschauend planen – ohne dafür große Stäbe oder komplexe Softwarelösungen zu benötigen? Antworten auf diese Frage bot die zweiteilige Online-Workshopreihe "Strategische Personalplanung und Kompetenzentwicklung mit Plan", die ddn Hamburg gemeinsam mit wmp consult im Sommer und Herbst 2025 durchgeführt hat.

An zwei kompakten Nachmittagen erhielten Personalverantwortliche, Mitglieder von Arbeitnehmervertretungen sowie Beraterinnen und Wissenschaftlerinnen einen fundierten und zugleich praxisnahen Einstieg in ein Thema, das angesichts von Fachkräftemangel, demografischem Wandel und digitaler Transformation immer mehr an Bedeutung gewinnt.

Im Mittelpunkt des ersten Workshops stand die Grundlagenvermittlung zur strategischen Personalplanung. Ziel war es, ein gemeinsames Verständnis zentraler Begriffe und Zusammenhänge zu schaffen und zugleich Berührungsängste abzubauen.

Die Teilnehmenden erhielten einen Überblick darüber,

Anhand aktueller Forschungsergebnisse wurde deutlich, dass viele Organisationen zwar den Fachkräftemangel spüren, zukünftige Bedarfe jedoch häufig nur kurzfristig und reaktiv angehen. Der Workshop zeigte, dass ein strukturierter Planungsprozess auch mit begrenzten Ressourcen realisierbar ist – sofern klar vorgegangen wird.

Ein zentraler Bestandteil war die Vorstellung des Excel-basierten Planungstools PYTHIA, das den gesamten Prozess der strategischen Personalplanung in fünf nachvollziehbaren Schritten abbildet: von der Ableitung aus der Unternehmensstrategie über die Analyse der aktuellen Belegschaft bis hin zur Definition konkreter Maßnahmen. Anhand eines Praxisbeispiels wurde veranschaulicht, wie sich Kapazitätsbedarfe systematisch erfassen und bewerten lassen.

Eine kurze Umfrage bestätigte dabei ein bekanntes Bild: Die Bedeutung strategischer Personalplanung wird hoch eingeschätzt, die Umsetzung erfolgt jedoch oft unsystematisch – vor allem aufgrund begrenzter Ressourcen und Planungsunsicherheiten.

Der zweite Workshop baute auf den Grundlagen des ersten auf und verlagerte den Fokus auf die qualitative Seite der Personalplanung: die Analyse und Entwicklung von Kompetenzen.

Zu Beginn wurden zentrale Trends der Arbeitswelt vorgestellt. Deutlich wurde, wie stark Digitalisierung, Automatisierung und neue Arbeitsformen Tätigkeitsprofile verändern – und warum neben fachlichem Wissen zunehmend methodische, digitale sowie soziale und persönliche Kompetenzen an Bedeutung gewinnen.

Besonders hervorgehoben wurde die Rolle von:

Diese Kompetenzen sind entscheidend, um Transformationsprozesse nicht nur zu bewältigen, sondern aktiv zu gestalten.

Ein Schwerpunkt des Workshops lag auf einem konkreten Praxisbeispiel aus der Beratung von wmp consult. Schritt für Schritt wurde gezeigt, wie Unternehmen:

Dabei wurde deutlich, dass erfolgreiche Kompetenzentwicklung nicht nur von passenden Instrumenten abhängt, sondern auch von transparenter Kommunikation und der Einbindung der Beschäftigten.

Ergänzend stellte Dr. Stracke verschiedene Methoden der Kompetenzerfassung vor – von quantitativen und qualitativen Verfahren bis hin zu datengetriebenen Ansätzen – sowie eine Auswahl an IT-Tools, die Unternehmen je nach Größe und Reifegrad unterstützen können. Auch hier reichte das Spektrum von einfachen Excel-Lösungen bis hin zu umfassenden Analytics-Plattformen.

Eine begleitende Umfrage zeigte, dass der Stellenwert von Kompetenzanalysen hoch ist, geeignete Prozesse und Tools jedoch noch nicht flächendeckend etabliert sind.

Die Workshopreihe wurde von den Teilnehmenden insgesamt sehr positiv bewertet. Besonders geschätzt wurden die praxisnahe Aufbereitung, die anschaulichen Beispiele sowie die Möglichkeit zum Austausch über Organisations- und Branchengrenzen hinweg. Die interaktiven Elemente trugen dazu bei, die Veranstaltungen lebendig zu gestalten und unterschiedliche Perspektiven sichtbar zu machen.

Das Online-Format erwies sich erneut als großer Vorteil: Es ermöglichte eine flexible Teilnahme ohne Reisezeiten und ließ sich gut in den Arbeitsalltag integrieren. Die hohe Nachfrage bestätigte zudem, dass die Themen Demografie, strategische Personalplanung und Kompetenzentwicklung den aktuellen Bedarf vieler Organisationen treffen.

Die positiven Rückmeldungen bestärken ddn Hamburg und wmp consult darin, die Workshopreihe auch 2026 fortzuführen und weiter auszubauen.